1. Home
  2. Dokumente
  3. Dokumentation STC
  4. Terminverwaltung
  5. Import

Import

Über das Menü „Import“ stellen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, (Termin)Daten schnell hochzuladen.

Import Untis

Für den Import der Lehrerdaten ist aus Untis der Export „GPU004.TXT“ (Lehrerstammdaten) erforderlich.

Stellen Sie sicher, dass die Datei UTF-8 kodiert ist.

Wählen Sie die Datei aus und starten Sie den Importvorgang.

Es gilt:

  • Alle vorhandenen LehrerInnen werden deaktiviert.
  • Ist ein neu importierter Datensatz bereits vorhanden (Erkennung anhand des Untis-Namens (Kürzel), werden die Daten aktualisiert und der Lehrer wieder aktiviert.
  • Ist ein neu importierter Datensatz nicht vorhanden, wird er neu erzeugt, ein Erstpasswort ermittelt und zugewiesen und ebenfalls aktiviert.

LehrerInnen mit einem Fragezeichen ? im Kürzel oder deren Kürzel mit ZZ beginnt, bleiben deaktiviert (und müssen ggf. manuell aktiviert werden).

Navigieren Sie nun zu Benutzer > Kollegium, sehen Sie die aktuellen Stammdaten:

Import WebUntis

Um die in WebUntis eingetragenen Schularbeiten (und Tests) in STC zu importieren, gibt es zwei Möglichkeiten (je nach Ihrer Verfügbarkeit in WebUntis).

Variante 1. Melden Sie sich als Admin in WebUntis an, navigieren Sie zu Unterricht > Prüfungsstatistik, wählen Sie alle Prüfungsarten, alle Klassen, alle Lehrer, alle Fächer und den gewünschten Zeitraum.

Klicken Sie am Ende der Seite auf Berichte > CSV

Laden Sie die Datei herunter und speichern Sie diese ab.

Navigieren Sie im Import-Bereich zum Reiter „WebUntis“ und wählen Sie die Datei bei „Variante 1“ aus:

Geben Sie ggf. Anzeigetags und/oder #Tags an, die jedem der importierten Termine zugewiesen werden soll, und starten Sie den Import.

Variante 2. Melden Sie sich als Admin an WebUntis an und navigieren Sie zu Unterricht > Prüfungen.

Wählen Sie alle Prüfungsarten, alle Klassen, alle Lehrer, alle Fächer und als Zeitraum den gewünschten Zeitraum. Erstellen Sie einen Bericht „Prüfungsübersicht“ > Lehrer > CSV.

Die produzierte CSV-Datei sieht beispielsweise wie folgt aus:

Wählen Sie diese Datei unter „Variante 2“ in STC aus, geben Sie ggf. Anzeigetags und/oder #Tags ein, die jedem importierten Termin zugewiesen werden sollen, und starten Sie den Import.

Import PH-Online

(Inhalt folgt etwas später…)

Import Schuljahres-Planung

Es gibt Termine, die sich jährlich in (fast) allen Schulen wiederholen. Wir haben eine solche Liste als Vorschlag zusammengestellt in eine CSV-Datei, die Sie herunterladen können:

Es öffnet sich standardmäßig Excel. Die Datei ist UTF-8 kodiert (aufgrund der Verwendung von Sonderzeichen); falls Excel die Datei nicht korrekt öffnet (Fehldarstellung der Umlaute wie in folgender Abb.),

dann gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Manuelles Korrigieren, es sind nicht sehr viele Umlaute vorhanden.
  2. CSV-Datei speichern statt direkt öffnen; Excel starten, ein leeres Tabellenblatt öffnen, Menü Daten > Aus Text/CSV; hier können Sie im Verlauf des Importvorganges den Zeichensatz auf UTF-8 umstellen.

Füllen Sie die Datei mit den Terminen, löschen Sie für Sie nicht notwendige Zeilen, fügen Sie neue Zeilen hinzu und speichern Sie die Datei wieder (UTF-8 kodiert) ab.

Tipp: In MS Excel gibt es einen eigenen Dateitype „CSV UTF-8“.

Haben Sie die Datei soweit vorbereitet, liegen die Daten in der CSV Datei beispielsweise wie folgt vor:

Wählen Sie nun diese Datei über den „Durchsuchen…“ Button in STC aus:

Klicken Sie auf Import!

Schlägt der Import fehl, korrigieren Sie bitte die CSV Datei nach den entpsrechenden Angaben; ansonsten erhalten Sie eine Erfolgsmeldung:

Die importierten Termine werden – unabhängig von den Betriebsmodus-Einstellungen – automatisch DIR und ADM bestätigt, sind also sofort sichtbar.

Außerdem erscheint nach erneutem Laden der Import-Seite in der Rubrik Importvorgänge ein Eintrag, dass eine Schuljahres-Planung importiert wurde. Mithilfe des orange-roten Pfeils rechterhand können Sie diesen Importvorgang rückgängig machen.

Import Benutzer

Hiermit können Sie SchülerInnen-Daten hochladen. Dies kann in folgenden Fällen beispielsweise notwendig sein:

  • Erstellen und Verwalten von eindeutigen EDV-Zugangskennungen (mit einfachen Exportmöglichkeiten) all Ihrer SchülerInnen.
  • Nutzen von neuen Modulen wie das Wahl-Modul, oder das kommende Reifeprüfungs-Modul.
  • Allgemeiner Zugang zur STC-Verwaltung (Terminbeauftragte in Klassen etc)

Sie benötigen eine Liste Ihrer SchülerInnen mit den folgenden Feldern:

  • Klasse
  • Schülerkennzahl SKN
  • Familienname
  • Vorname
  • Geburtsdatum (wird beim Import ignoriert, kann aber in Sokrates nicht abgewählt werden)

Nutzen Sie Sokrates, können Sie einen einfachen Export über das Menü Auswertungen > Dynamische Suche > Kategorie „Standard“ > „100 Aktive Schüler“ durchführen. Hier müssen Sie die SKN extra anhaken:

Klicken Sie auf Ausführen. In der Ergebnisliste haken Sie alle SchülerInnen an und exportieren Sie diese als CSV. Speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte zwischen.

Navigieren Sie in STC zu Import > Benutzer und wählen Sie über „Durchsuchen…“ diese Datei aus.

Mit Klick auf Import starten sie den Vorgang. Dabei geschieht folgendes:

  • Alle SchülerInnen, die in STC bereits vorhanden sind, werden deaktiviert.
  • Alle importierten Daten werden mit den vorhandenen abgeglichen: Ist ein Eintrag bereits vorhanden, werden alle Felder aktualisiert; ansonsten wird ein neuer Benutzer angelegt. In beiden Fällen wird dieser Benutzer wieder aktiviert.

Bei Erfolg sieht die Rückmeldung wie folgt aus:

Anhand der dritt-letzten Zeile (ins: 786 | upd: 0) können Sie erkennen, wie viele Benutzer neu eingefügt, und wie viele aktualisiert wurden. Hier im Beispiel wurden die SchülerInnen zum ersten Mal hochgeladen, also wurden alle 786 neu eingefügt und keiner aktualisiert.

Navigieren Sie nun ins Menü „Benutzer“

und dort zu den „SchülerInnen“, sehen Sie die Liste der SchülerInnen.

Artikel